כנס רופאים פלסטיים? סדנת עמידה מול קהל? מרתון לימודי צילום והפקה? רק תגדירו מה אתם צריכים ואנחנו כבר נעזור לכם להפיק את האירוע המושלם, כך אמרו לנו בפקטורי אירועים. כאשר הם מבטיחים הם גם מקיימים.
אז החלטנו לספק לכם הצצה אל הכנסים – מה מיוחד בהפקת כנס, מה האתגרים וכיצד פותרים את הכלל על הצד הטוב ביותר.
ייחודיות של הפקת כנסים
הפקת כנס שונה מכל הפקה אחרת. כאשר מפיקים חתונה, צריכים לקחת בחשבון את הרצונות של החתן, הכלה, ההורים משני הצדדים. מדובר באירוע אישי ואינטימי, ניתן לשמוע את הדעות, הבקשות ואת הדרישות של כל הצדדים המעורבים. קיימת יכולת הבנה לאיזה כיוון לוקחים את האירוע ואיך הופכים אותו למוצלח. כמובן לא חסרים לנו מקרים בהם, אם הכלה רוצה אירוע בסגנון מסורתי ובני הזוג בכלל בכיוון של מסיבת פול מון התאילנדית המפורסמת.
בהפקת כנס, לעומת זה, מדבור בסוג שונה בתכלית של האירוע. לרוב מדובר באירועים שקשורים לתחומי העבודה של המשתתפים, יש צורך להבין מה הקונספט, לקחת בחשבון מי המשתתפים שמגיעים לאירוע, איך לעניין אותם ולגרום להם להפיק את המיטב מהאירוע ומה התקציב שקיבלו מארגני האירוע להפקת הכנס. חריגות ולו הקטנות ביותר, זה דבר פחות מקובל באירועים מסוג זה.
כנסים וריבוי משתתפים
באירועים שמוגדרים כאישיים, ישתתפו רק אנשים שיש להם קשר ורצון להשתתף בשמחה – כחלק מהמשפחה או כחברים.
לעומת זה, בכנסים ישתתפו אנשים שצריכים להשתתף באירוע, בין אם זהו באמת רצונם בין אם מדובר ב"אילוצים" של מקום העבודה שלהם.
המגוון האנושי שנפגוש בכנסים הוא כה גדול וההפקה הופכת להיות מורכבת יותר, שכן היא תיאלץ לקחת בחשבון את הוורסטיליות האנושית.
המשימות שצריך לפתור בהפקת כנסים
אז כאמור, בראש ובראשונה צריך להבין ולהגדיר מהי מטרת האירוע. האם מדובר בהשתלמות? האם מדובר בלמידה מעמיקה בנושא מסוים או שמא מדובר בסדנא שנועדה להקנות למשתתפים בה כישורים חדשים.
ברגע שסגנון הכנס הוגדר, ישנו צורך להבין מה הקונספט – האם מדובר בהרצאות תאורטיות רבות או בתרגולים פרקטיים? כמה הקהל נדרש להיות פעיל?
לתקציב יש חלק חשוב בהפקת כנס – מה התקציב שעומד לרשות המארגנים? איזה חלק ממנו הולך ללמידה ואיזה חלק נועד לכיבוד? מה חשוב למארגני האירוע ואיפה שמים את הדגש.
כל השאלות הללו צריכות לקבל תשובות ברורות, על מנת שכנס יהיה הצלחה.
הפקת כנסים בינלאומיים
כאשר מדובר בכנסים בינלאומיים, ישנו צורך לתזמן באופן המדויק את כל אירועי הכנס. רמת ההפקה שנדרשת במקרה זה, היא מדויקת עד הפרט האחרון וערוכה לפתור בעיות שיכולות לצוץ באירועים בסדר גודל בינלאומי.
לסיכום, אנחנו יודעים שהבחירה הטובה ביותר שתוכלו לעשות היא לפנות למומחים להפקת אירועים גדולים כקטנים, שלהם ניסיון רב. פקטורי אירועים היא הכתובת בשבילכם.
